Thực hiện chỉ đạo của Trung
ương và của tỉnh về việc sắp xếp tổ chức bộ máy hành chính nhà nước, thời gian qua,
Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội (ĐBQH) và Hội đồng nhân dân (HĐND) tỉnh Hà
Giang đã khẩn trương triển khai công tác chỉnh lý, thu thập và số hóa tài liệu,
phục vụ yêu cầu hợp nhất đơn vị hành chính và đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu
trong thời kỳ chuyển đổi số.
Ngay sau khi có chỉ đạo về
công tác chuẩn bị sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh, Văn phòng Đoàn ĐBQH và
HĐND tỉnh đã thành lập Tổ giúp việc thực hiện số hóa hồ sơ, tài liệu và Hội
đồng xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị. Trên cơ
sở đó, các Ban của HĐND tỉnh và các phòng thuộc Văn phòng đã chủ động phối hợp
thực hiện rà soát, phân loại, chỉnh lý và số hóa tài liệu, đảm bảo tiến độ và
chất lượng công việc.
Đồng
chí Hoàng Thị Thu Hiền, Phó Chánh Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh kiểm tra tiến
độ chỉnh lý tài liệu
Việc triển khai được thực
hiện quyết liệt, đồng bộ, theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ, bảo đảm tính
khoa học, phục vụ tốt công tác quản lý, chỉ đạo và lưu trữ lâu dài.
Đối với tài liệu của Đảng
đoàn HĐND tỉnh, toàn bộ tài liệu từ năm 2004 đến năm 2025 đã được chỉnh lý hoàn
chỉnh và nộp lưu trữ về Văn phòng Tỉnh ủy đúng thời hạn. Đối với tài liệu của
Đoàn ĐBQH, HĐND và Văn phòng, tổng khối lượng tài liệu giấy hiện có là khoảng
501 mét giá, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh được 280 mét, chỉnh lý sơ bộ 65
mét và còn 156 mét chưa chỉnh lý. Tình trạng tài liệu hiện nay được bảo quản
tương đối tốt, chưa có dấu hiệu xuống cấp nghiêm trọng. Các tài liệu được lưu
trữ đảm bảo theo đúng quy định, sẵn sàng phục vụ khai thác, tra cứu.
Các
công chức đang thực hiện nhiệm vụ rà soát, phân loại, chỉnh lý
Dù đạt nhiều kết quả tích
cực, công tác lưu trữ và số hóa tài liệu tại Văn phòng vẫn đang đối mặt với
nhiều khó khăn. Trước hết là khối lượng tài liệu chưa chỉnh lý còn lớn, đặc
biệt là các tài liệu kế toán cần xử lý kỹ càng theo quy định về thời hạn bảo
quản. Việc ứng dụng phần mềm số hóa mới chỉ ở mức thử nghiệm, chưa tích hợp
đồng bộ với hệ thống phần mềm lưu trữ của tỉnh và chưa đáp ứng tốt yêu cầu phục
vụ quản lý, tra cứu tài liệu điện tử. Công tác lưu trữ hiện đang được thực hiện
theo hình thức kiêm nhiệm, chưa có cán bộ chuyên trách, dẫn đến hạn chế trong
chất lượng và tiến độ công việc. Bên cạnh đó, diện tích kho lưu trữ hạn hẹp,
thiếu hệ thống giá kệ hiện đại, thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu; kinh phí
phục vụ cho chỉnh lý, số hóa, bảo trì phần mềm và thiết bị chưa được bố trí
riêng, gây khó khăn cho việc triển khai bền vững.
Trong bối cảnh thực hiện
sắp xếp đơn vị hành chính cấp tỉnh theo chủ trương lớn của Trung ương, việc bảo
quản, chỉnh lý và số hóa tài liệu hành chính không chỉ là yêu cầu kỹ thuật đơn
thuần mà còn là nhiệm vụ chính trị quan trọng, bảo đảm tính liên tục, kế thừa
và hợp pháp của hệ thống văn bản, hồ sơ quản lý nhà nước. Kết quả đạt được của
Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh Hà Giang trong thời gian qua cho thấy sự chủ
động, nghiêm túc và trách nhiệm cao của toàn thể cán bộ, công chức, viên chức
trong công tác chuẩn bị cho tiến trình sáp nhập.
Tuy nhiên, để phát huy hiệu
quả lâu dài, rất cần sự quan tâm, hỗ trợ kịp thời về chính sách, nguồn lực và
hạ tầng kỹ thuật từ các cơ quan có thẩm quyền. Trong đó, việc đầu tư nâng cấp
kho lưu trữ, bổ sung cán bộ chuyên trách về văn thư lưu trữ, hoàn thiện phần
mềm quản lý tài liệu tích hợp dùng chung, cũng như đảm bảo kinh phí phục vụ số
hóa là những giải pháp mang tính then chốt.
Với tinh thần chủ động
thích ứng và đổi mới sáng tạo, Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh Hà Giang sẽ
tiếp tục nỗ lực triển khai hiệu quả nhiệm vụ chỉnh lý, bảo quản, số hóa tài
liệu, góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, chuyên nghiệp và phục vụ tốt
hơn cho công tác quản lý nhà nước trong thời kỳ mới.