Kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện Kế hoạch số 63/KH-UBND ngày 14/4/2015 của UBND tỉnh Hà Giang về kiểm tra công tác, văn thư lưu trữ theo cụm. Vừa qua, cụm số 10 do Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh làm cụm trưởng đã tiến hành kiểm tra 4 cơ quan: Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh và Sở Tư pháp tỉnh. Thành phần Đoàn kiểm tra gồm các đồng chí Phạm Thị Hồng Yên – Phó Chánh văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh - Trưởng đoàn; Nguyễn Thị Thu Hà – Phó Trưởng phòng Hành chính – Tổ chức – Quản trị - Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh - Thư ký cùng các thành viên trong tổ văn thư thuộc 4 cơ quan.
Đồng chí Phạm Thị Hồng Yên – Phó Chánh văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh chủ trì buổi kiểm tra tại Sở Tư pháp
Việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ theo cụm nhằm tăng cường sự quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh; việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan.

Nội dung kiểm tra tập trung vào các lĩnh vực: Công tác quản lý văn thư, lưu trữ và các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ từ ngày 01/01/2013 đến ngày 31/12/2014. Các nội dung được cụ thể hóa thành 10 chỉ tiêu tương ứng với mỗi chỉ tiêu là khung điểm để đánh giá, chấm điểm.

Kết quả kiểm tra cho thấy lãnh đạo các cơ quan, đơn vị ngày càng nhận thức rõ hơn về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Việc triển khai, thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ như: Luật lưu trữ và các văn bản khác liên quan đến công tác Văn thư, lưu trữ của Trung ương, của tỉnh, của ngành được thực hiện một cách đồng bộ, kịp thời và có hiệu quả; Hầu hết các cơ quan đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008 giúp cho quá trình lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu cơ quan khoa học, thuận tiện trong tra cứu; Đội ngũ công chức tham gia làm công tác văn thư lưu trữ đã được lãnh đạo các cơ quan, đơn vị quan tâm, tạo điều kiện trong công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ; Việc quản lý văn bản đi, đến, quản lý con dấu, lập hồ sơ được thực hiện đảm bảo đúng nguyên tắc kịp thời, chính xác, bảo mật, dễ tra tìm; Trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ được quan tâm đầu tư… Nhờ đó, công tác văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.
 

Đoàn kiểm tra tại Kho lưu trữ của Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh
 
Tuy nhiên, trong quá trình kiểm tra tại 04 cơ quan, đơn vị Đoàn cũng đã chỉ ra những tồn tại, hạn chế cần được chỉ đạo, khắc phục trong thời gian tới đó là: kho lưu trữ cần được ưu tiên bố trí đủ diện tích theo quy định để bảo quản tài liệu lưu trữ được tốt hơn, việc lập hồ sơ lưu trữ cũng cần phải theo đúng quy định, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính cần được tiếp tục khắc phục, sửa chữa những thiếu sót… nguyên nhân hạn chế, thiếu sót trên là do cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ chưa qua đào tạo, ít được tập huấn về chuyên môn, nghiệp vụ. Qua kiểm tra, Đoàn đã tiếp thu các ý kiến, kiến nghị của lãnh đạo các cơ quan, đơn vị để kiến nghị với Chi cục Văn thư - lưu trữ, Sở Nội vụ tỉnh để kịp thời giúp các cơ quan, đơn vị tháo gỡ khó khăn, vướng mắc về chuyên môn, nghiệp vụ.
Hoàng Huyền